1. INLEIDING

FlexFirst hecht veel waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van haar websitebezoekers, kandidaten, flexkrachten, werknemers, zelfstandigen, voormalig medewerkers, klanten en andere belanghebbenden. Om die reden heeft FlexFirst dit Privacy Statement opgesteld. De door u aan FlexFirst toevertrouwde persoonlijke informatie behandelen en beveiligen we uiterst zorgvuldig. Met dit Privacy Statement geven we u inzicht in hoe FlexFirst in voorkomende situaties conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met uw persoonsgegevens omgaat.

2. WIE ZIJN WIJ?

Als we het over FlexFirst hebben dan hebben we het over de juridische entiteit FlexFirst BV, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder het nummer 17265194. FlexFirst is onderdeel van de FlexFirst Holding BV. FlexFirst is met haar hoofdkantoor gevestigd te Best, Bedrijfsweg 1, 5683 CM en is met haar groepsmaatschappijen verantwoordelijk voor de gegevensverwerkingen (verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG). Daarmee heeft FlexFirst het zeggenschap over de verwerking van de persoonsgegevens en stelt het doel en de middelen voor de verwerking vast.

FlexFirst schakelt soms andere bedrijven in om diensten voor haar uit te voeren. FlexFirst blijft in deze situaties verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Met deze bedrijven maakt FlexFirst contractuele afspraken over de omgang van uw persoonsgegevens, zodat uw privacy gewaarborgd blijft.

3. TECHNISCHE INFORMATIE EN COOKIES

Wanneer u onze website bezoekt, dan verzamelt de website automatisch informatie over de (apparaten van) onze bezoekers. Het gaat hierbij bijvoorbeeld over informatie met welk apparaat u de website bezoekt, het IP-adres van uw apparaat (geanonimiseerd), het besturingssysteem dat u gebruikt, datum en tijd van uw bezoek, het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt, de door u bezochte pagina’s en de informatie die u heeft bekeken op de website en de geo-locatie waar u zich bevindt. Deze gegevens worden geanonimiseerd en maken geen inbreuk op uw privacy.

Wij gebruiken deze technische informatie voor het beheer van de website en ter verbetering van de kwaliteit en effectiviteit van onze website. Deze gegevens geven FlexFirst en adverteerders inzicht in browseractiviteiten en -patronen van onze gebruikers.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

4. WANNEER VERZAMELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
In de volgende gevallen is het ons toegestaan uw gegevens te bewaren en verwerken:

• Als u FlexFirst toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
• Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op verzoek van u vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
• Als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op FlexFirst rust;
• Als de verwerking noodzakelijk is om uw of andermans vitale belangen te beschermen;
• Als de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan FlexFirst is opgedragen;
• Als de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van FlexFirst of van een derde, behalve wanneer uw belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden die tot bescherming van uw persoonsgegevens verplichten, zwaarder wegen dan die belangen

5. WAAROM VERZAMELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Uw persoonsgegevens worden gebruikt om de aan u aangeboden hr-diensten zo goed mogelijk te kunnen verlenen, waaronder uitzenden, detachering, bemiddeling, payroll, salarisadministratie en werving & selectie. FlexFirst gebruikt uw gegevens voor onderstaande doeleinden:

• Om vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar brengen;
• Om u op de hoogte te brengen van interessante aanbiedingen van producten en diensten van FlexFirst en van derden.
• Gewerkte uren te registreren en te verwerken in ons salarissysteem.
• Uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met een bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten.
• U te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor heeft aangemeld (opt-in).
• Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren.
• Onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinde) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.
• Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.
• Ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening.
• Voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding en testen.
• Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van internecontroles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole.
• Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.
• Subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen.
• Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale.

6. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ VAN U?

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. U bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt.

Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Werkzoekende of kandidaat:

• NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
• Geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
• Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring;
• Op vrijwillige basis andere content waarmee u uzelf voorstelt (video, foto);
• Andere gegevens dan hierboven genoemd, waarvan de verwerking wordt vereist/noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet.

Gedetacheerde, (tijdelijke) werknemer en zelfstandig ondernemer

Indien u voor FlexFirst of haar opdrachtgevers kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt, kan FlexFirst onderstaande gegevens verwerken:

• NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, bank- en/of girorekeningnummer en andere contactgegevens;
• Geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
• Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• Nationaliteit, BSN & identiteitsbewijs (kopie identiteitsbewijs), een eventuele werkvergunning;
• Gegevens in het kader van een pre-employment screening;Gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige arbeidsbemiddelingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan;
• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring;
• Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
• Op vrijwillige basis andere content waarmee u uzelf voorstelt (video, foto);
• Andere gegevens dan hierboven genoemd, waarvan de verwerking wordt vereist/noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet.

7. MET WIE KUNNEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS (KANDIDATEN, FLEXWERKERS, ZZP-ERS) DELEN?

FlexFirst kan uw persoonsgegevens doorgeven aan andere entiteiten van FlexFirst, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens FlexFirst diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij artikel 5 “Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?”.

Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. FlexFirst heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

8. UW RECHTEN

Wij hechten er waarde aan dat u makkelijk gebruik kan maken van uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u gebruik wenst te maken van een van de u toekomende en hieronder benoemde rechten kunt u zoals onderstaand wordt omschreven contact opnemen met onze Data Protection Officer: Angelique Noordhoek via 06 – 5515 2681 of per mail via anoordhoek@flexfirst.nl. Daarnaast kunt u op elk gewenst moment uw wensen doorgeven per brief, die u aan Angelique Noordhoek kunt richten. Het is: Postbus 109, 5680 AC Best.

Inzage en/of wijzigen gegevens

U kunt ons op elk gewenst moment verzoeken aan te geven welke (categorieën van) gegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden dat gebeurt, van welke bron de gegevens komen en welke bewaartermijnen door ons worden gehanteerd.

Daarnaast kunt u op elk gewenst moment contact met ons opnemen om uw gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Mocht onverhoopt blijken dat wij verkeerde persoonsgegevens van u hebben verstrekt zullen wij dit rectificeren.

Wanneer wij uw persoonlijke gegevens hebben gewijzigd stellen wij u hiervan op de hoogte.

Verwerking van uw gegevens beperken

Wanneer u het niet eens bent met de inhoud van de gegevens die wij van u bewaren, kunt u een verzoek in dienen tijdelijk de verwerking van uw gegevens te beperken. Wij wachten dan met het verspreiden van uw gegevens tot deze naar uw mening weer op orde zijn. U kunt een verzoek tot een verwerkingsbeperking op elk gewenst moment indienen. Wanneer wij verwerking van uw persoonlijke gegevens beperken stellen wij u hiervan op de hoogte.

Recht om gegevens over te dragen

U kunt de persoonsgegevens die wij over u bewaren, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm op vragen via info@flexfirst.nl of  06 3086 1111. U bent volledig vrij deze informatie over te dragen aan derde.

Recht om vergeten te worden

Wanneer u geen gebruik meer wenst te maken van onze diensten kunt u een verzoek indienen van verwijdering van al uw persoonlijke gegevens. U kunt ons op elk gewenst moment via info@flexfirst.nl of  06 3086 1111 dan wel per brief op Postbus 109, 5680 AC Best verzoeken al uw gegevens te verwijderen.

U kunt daarnaast uw eventueel verleende toestemming om uw gegevens te verwerken op elk moment intrekken. Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens waarvoor u toestemming had verleend staken. Het intrekken van uw toestemming heeft echter geen invloed op de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

Procedure, responstermijn en kosten

Wij proberen uw verzoeken als genoemd in dit hoofdstuk zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, te behandelen. Wij zijn verplicht uw identiteit te controleren voordat aan uw verzoeken kan worden voldaan. Uw verzoeken worden in beginsel elektronisch behandeld, tenzij dat niet mogelijk is of u anders verzoekt.

Voor de behandeling van uw voornoemde verzoeken brengen wij u in beginsel geen kosten in rekening, tenzij uw verzoeken buitensporig zijn, kennelijk ongegrond of indien u bij het recht op inzage om bijkomende kopieën verzoekt.

9. FUNCTIONARIS GEGEVENSBESCHERMING

FlexFirst heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld die binnen de organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van de privacy regels. De contactgegevens van deze functionaris zijn: Angelique Noordhoek: anoordhoek@flexfirst.nl / 06 5515 2681.

10. BEVEILIGING

FlexFirst doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is FlexFirst met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

11. BEWAARTERMIJNEN

FlexFirst bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking en conform de wettelijke bewaartermijnen.

12. VRAGEN, OPMERKINGEN, KLACHTEN OF (VERMOEDEN) DATALEK

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door FlexFirst, dan kunt u schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via anoordhoek@flexfirst.nl of FlexFirst t.a.v. Angelique Noordhoek, Postbus 109, 5680 AC Best. U kunt onze Functionaris gegevensbescherming ook telefonisch bereiken via 06 5515 2681.

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij u dit direct te melden via dit formulier.

Indien u het niet eens bent met het gebruik door FlexFirst van uw persoonsgegevens, kunt u eveneens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. WIJZIGINGEN

FlexFirst kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacy Statement.

FlexFirst behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen of te wijzigen. Geen van de bepalingen uit het privacy statement heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen tussen FlexFirst en een betrokkene.

Het meest actuele Privacy Statement is te allen tijde in te zien op de website van FlexFirst. Deze versie is opgesteld in Januari 2018.

14. OVERIGE BEPALINGEN

Op de bepalingen uit dit Privacy Statement en alle hieruit voortvloeiende geschillen is Nederlands recht van toepassing.